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Pour réduire le coût de traitement de 400 000 factures fournisseurs par an, la Lyonnaise des Eaux-Suez s'est concentrée sur l'optimisation du circuit de validation, en s'appuyant sur la solution de workflow K2 en environnement Microsoft .NET.
Filiale de Suez, la Lyonnaise des Eaux gère la distribution et l'assainissement de l'eau potable en France pour plus de 2600 collectivités locales. La société décide en 2007 de supprimer les flux papiers entre ses 5 centres comptables, 29 centres régionaux et 50 points de balances, par la dématérialisation des factures fournisseurs et l’informatisation des processus collaboratifs associés à leur traitement.
Baptisé CALIFF (pour Circuit d'Approbation en Ligne des Images Factures Fournisseurs), le projet est l'un des plus importants jamais réalisés par le groupe dans le domaine des achats et de la finance (2600 utilisateurs). Il a pour objectif d’automatiser et diminuer le coût du traitement des 400 000 factures fournisseurs reçues annuellement (estimé entre 11 et 13 euros par facture), et de faciliter la consultation des archives (historique accessible sur 5 ans). “La principale difficulté était liée aux circuits de validation des factures, qui ne sont pas identiques d'une direction régionale à une autre", se souvient Serge Alexandre, Responsable de domaine à la Lyonnaise des Eaux. Une fois validées, les factures devaient également être intégrées automatiquement dans le PGI Oracle de l'entreprise.
Une intégration à l'existant
Pour la dématérialisation des factures, la Lyonnaise des Eaux utilise les services de Jouve qui les numérise dans un centre unique de traitement. C'est ensuite la solution de workflow K2, entièrement basée sur l'architecture .NET de Microsoft, qui prend le relais.
Transmises au format XML, les données comptables (numéro de facture, nom du fournisseur, ...) sont analysées dès réception pour déterminer le circuit de validation à emprunter. Pour chaque facture, la plateforme K2 génère une instance de processus et un dossier de validation qui suivront chaque facture jusqu'à l'intégration en comptabilité.
Côté utilisateurs, la plateforme K2 est interfacée avec la messagerie Lotus Notes/Domino, pour simplifier la consultation des listes de factures à valider. Les traitements qu'ils sont autorisés à effectuer dépendent de règles d'habilitation définies dans la plateforme K2, mais sur la base de l'architecture d'authentification LDAP de l'entreprise.
Modélisation collaborative et graphique des processus
"Tout l'intérêt de la solution K2 tient à sa reproductibilité et à son extensibilité", souligne Serge Alexandre. La solution de K2 repose sur la définition collaborative de modèles de processus à partir d'objets réutilisables configurés par le service informatique (connecteurs pour le PGI, annuaire d'entreprise, etc.). Les utilisateurs peuvent s'appuyer sur ce modèle pour composer leurs propres processus via une interface graphique, sans avoir à écrire une ligne de code. Le déploiement et la gestion des versions sont également automatisés.
Les directions régionales de la Lyonnaise des Eaux ont ainsi pu adapter rapidement le modèle de processus à leurs propres critères de gestion (règles de validation, seuils de contrôle, etc.). En production depuis le 1er trimestre 2008, la solution K2 intègre aussi des outils de reporting, afin d'évaluer la performance des processus mis en place. "Nous avons réduit de manière très significative le temps et les coûts associés au traitement des factures fournisseurs, et disposons d’une traçabilité complète sur le déroulement des processus", souligne Serge Alexandre. "Au delà, cette solution contribue aussi à un meilleur respect de l'environnement, en limitant la consommation d'encre, de papier, de photocopie", se réjouit-il.
En 2009, la Lyonnaise des Eaux a étendu la solution à un autre processus, avec la mise en place d’une application de gestion des investissements, du suivi des demandes d'achat et des engagements contractuels, utilisée par 1000 collaborateurs.
