BPM – RPA : des couteaux, des fourchettes et des cuillères

[L’AVIS D’EXPERT] Graham Penman, consultant sénior K2 donne son avis au sujet du BPM et du RPA :

Je suis souvent interrogé par les entreprises que je rencontre sur l’automatisation des processus. La question qui revient souvent est la suivante :

« je souhaite automatiser mes processus métiers et j’ai réduit les champs au BPM et au RPA. Le RPA semble réaliser tout ce que le BPM fait, pourquoi devrai-je investir dans une plateforme low code de digitalisation des processus plutôt que dans le Robotic Process Automation ? »

Comme c’est une remarque récurrente, j’ai décidé de vous livrer mon avis. Mais avant de nous lancer dans l’explication, commençons par une petite analogie !

DES COUVERTS POUR … MANGER

Tous les jours, je prends place à table pour manger. Face à moi, j’ai toujours à disposition des couverts, à savoir un couteau, une fourchette et une cuillère. Selon le plat que je mange, je vais choisir l’ustensile approprié. Si c’est de la soupe, une cuillère sera parfaite. Si c’est quelque chose de consistant, une fourchette pour attraper la nourriture et un couteau pour la couper. Si c’est un morceau de pain avec du beurre – un couteau à beurre pour trancher et tartiner. Mais avant de poursuivre, revenons-en à ma soupe, vous comme moi, ne regardons pas notre fourchette en nous disant « ah si seulement je pouvais en faire une cuillère… » avant de déguster notre potage.

Chaque ustensile possède sa propre logique et notre rôle est de définir ce qui est le plus approprié.

Je comprends bien qu’entre le BPM – Low code et le RPA, la frontière puisse être floue, donc voici mon point de vue concernant l’utilisation de chacune de ces solutions.

RPA – BPM : DEUX SOLUTIONS COMPLETEMENTAIRES

Commençons par le Robotic Process Automation. Le RPA consiste à utiliser un logiciel pour gérer des tâches répétitives et volumineuses qui nécessitaient auparavant une intervention et une intégration humaines. Il fournit aux entreprises les outils nécessaires pour automatiser les tâches monotones qui sont chronophages pour les employés.

Il existe de nombreux exemples de tâches pouvant être attribuées à un robot. Parmi elles : la compilation et l’envoi par mail de rapports de vente, le traitement des factures et la migration de données d’une application à une autre pour mettre à jour des dossiers. Les cas d’applications peuvent également s’appliquer au RH par exemple, dans le cadre d’un processus d’entrée d’un nouveau collaborateur (de la demande interne d’un département à l’intégration réelle du candidat retenu) un robot peut être utilisé pour rechercher des candidats pertinents sur LinkedIn, vérifier les informations du CV, extraire les données clés, et gérer la création de contrat d’embauche. Bref, tout un ensemble de tâches assez manuelles et fastidieuses donc.

L’HUMAIN AU CENTRE DE L’ORGANISATION  

Prenons à présent un peu de hauteur par rapport à ce processus, nous constatons qu’il requière beaucoup d’intervention humaine. La soumission d’un candidat en ligne, l’organisation et la réalisation des entretiens, les validations de budgets, les signatures de contrats, l’acceptation et la signature de tout un ensemble de documents. Analysées de bout-en-bout, toutes ces étapes peuvent certes être automatisées mais sont finalement dépendantes d’une supervision humaine

C’est ici qu’intervient le BPM – Low code. Cette capacité à automatiser les processus métier, à créer une expérience utilisateur riche grâce aux formulaires web, à recueillir tout un ensemble de données pour vous permettre de prendre de meilleures décisions, mais aussi de mieux comprendre le fonctionnement de votre entreprise, et d’éviter les goulots d’étranglement. Cela permet également de déterminer quand utiliser des robots pour améliorer votre efficacité en créant de nouvelles applications métier, bref, de coordonner les hommes et les robots dans un processus unique.  

Le Business Process Management donne de la hauteur à une solution de RPA en offrant une solution complète de gestion des tâches, des escalades, des indicateurs de performance, de monitoring mais surtout d’orchestration/optimisation des processus au sein d’une organisation.

Ainsi, le RPA complémente le BPM, et le BPM améliore le RPA (machine learning).

UTILISEZ DONC LE RPA POUR  :
  • Automatiser les tâches répétitives basées sur des règles simples qui sont réalisées par un humain
  • Améliorer votre infrastructure informatique et vos applications sans recourir à une intégration personnalisée supplémentaire
  • Garantir la conformité tout en améliorant l’efficacité et la réduction des risques pour les tâches laborieuses basées sur les données
  • Concentrer vos forces sur des tâches à forte valeur ajoutée
UTILISEZ LE BPM/LOW CODE POUR :
  • Automatiser, systématiser et créer de nouveaux processus métier de bout en bout.
  • Digitaliser tous les aspects des processus (formulaires, workflow et tableaux de bord).
  • Prendre de la hauteur sur votre organisation et optimiser vos différents processus métier.
  • Coordonner les processus entre les hommes, les robots et les tâches système.

En fin de compte, mon conseil serait double :

Les couteaux, les fourchettes et les cuillères sont tous d’égale importance, mais ils ne peuvent fournir de la valeur que dans des cas d’utilisation appropriés.

Vous pouvez confectionner votre propre fourchette à la cuillère, mais le ROI sur long terme n’en vaut vraiment pas la peine 🙂

Si le sujet vous intéresse, visionnez notre webinar