Retour sur la Conférence Client 2018

Dans la dynamique d’une année rythmée par la sortie de K2 Five, K2 Cloud mais également du nouveau site internet, K2 France poursuit sa course avec l’organisation de sa Conférence Utilisateurs 2018.

1. Introduction au low code… 

Par Vincent Marlard, Directeur Commercial de K2 France

Au sein de la salle se trouvent les protagonistes de la transformation digitale des entreprises. Leur problématique : comment ériger cet édifice en transformant les usages de l’intérieur ? 

Vincent s’explique. Les diverses études menées sont formelles et placent l’automatisation des processus métier comme l’élément clé qui permettra aux entreprises d’accompagner les changements. L’approche low code, quant à elle, assure aux entreprises la capacité de mener leurs projets digitaux avec simplicité et sérénité. A l’instar de l’intelligence artificielle, l’automatisation des processus s’impose comme une brique essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise de demain.

Chiffres_Etude_LowCode

Un peu d’histoire. K2 vient initialement du monde du workflow, dont le principe est d’automatiser les tâches par le processus. Vient ensuite le Business Process Management et la possibilité de faire plus de choses techniquement avec des rapports, des connecteurs, des APIs… Empreint d’une volonté affirmée de démocratiser les usages auprès d’utilisateurs non développeurs, K2 entreprend d’importants investissements en R&D pour gommer les couches techniques nécessaires à l’élaboration d’applications.

D’autres le font également, contribuant à l’émergence d’un marché nouveau, officialisé par Forrester : le marché des plateformes low code, qui laisse présager aux entreprises la possibilité de créer leurs propres applications sans écrire une ligne de code. Naît alors une nouvelle typologie de concepteur appelés les citizen developers, ces super-utilisateurs du métier ayant des appétences pour les nouvelles technologies ou de petites connaissances techniques.

La seconde promesse forte qui se dégage des plateformes low code : c’est l’idée d’un time-to-market record. Nous constations auprès de nos clients un gap incommensurable entre les objectifs fixés par les métiers et le temps de mise en œuvre nécessaire pour produire une application de qualité. Le résultat : des projets en décalage avec les réels besoins des métiers ou des retards de livraison.

2. K2 : la plateforme de demain

Par Jean Cadeau, Directeur Technique de K2 France

Panorama des nouvelles fonctionnalités de K2 Five et K2 Cloud.

Cette nouvelle version laisse place à un nouveau champ des possibles pour les utilisateurs K2 : on citera bien entendu la possibilité de disposer de la plateforme en mode cloud. Par ailleurs, ce nouvel outil 100% web a vu son interface graphique totalement revue, simplifiée et épurée.

Dans les grandes évolutions de la plateforme low code, on notera par exemple :

  • Une nouveauté fortement attendue : l’autorisation framework. Il s’agit de la capacité à mettre des permissions sur n’importe quel objet K2 et ce, à différents niveaux. Les équipes peuvent dorénavant travailler en simultanée, sur des univers différents, sans que cela n’impacte le travail des autres équipes.
  • L’avènement de deux nouveaux site, K2 Management Site qui recense toutes les fonctionnalités de la console d’administration et K2 Workspace, un portail d’applications qui centralise l’ensemble des informations liées aux projets.
  • Dans une logique d’ouverture des données, on notera une évolution des APIs. Désormais activables directement depuis l’interface d’administration, elles permettent des intégrations nouvelles et ce, de façon standard.

Il a été défini un cycle de 8 semaines entre chaque update. Tous les 3-4 update, toutes les nouveautés sont agrégées ensemble, constituant une mise à jour officielle de K2 Five. Une politique agressive d’évolution qui reflète la volonté forte de K2 d’accompagner le changement.

Roadmap_K2Five_2018

Smartstarters & App Wizards : késako ?

Jean poursuit sa présentation en présentant les Smartstarters, ces templates d’applications qui facilitent considérablement la création de nouvelles applications. Il en existe une quarantaine aujourd’hui couvrant des cas d’usage type que l’on retrouve au sein de toutes les organisations (gestion de demandes de congé, d’achat de voyage, d’investissement…)

L’Application Wizards est une fonctionnalité simplifiée permettant de générer un squelette d’application K2 en quelques clics seulement. En remplissant quelques informations clés, vous bénéficiez d’une quarantaine d’objets basiques qui facilitent le démarrage de votre application « from scratch ».

Prochaines fonctionnalités à voir le jour

Nous noterons notamment :

  • Evolution de la smartbox K2, dont l’usage se dirige vers une véritable base de données métier.
  • Une partie workflow plus intelligente permettent d’anticiper les éventuelles erreurs.
  • De nouveaux thèmes personnalisables, ainsi qu’un éditeur pour créer son propre thème.
  • Des statistiques d’usage plus précises
  • etc…

CTA-ENK2BESOIN

Les futures innovations

Un travail de fond a été initié autour de l’intelligence artificielle, avec notamment l’usage d’Azure Cognitive Services. K2 ambitionne d’injecter un moteur d’analyse de sentiments, de reconnaissance d’écriture et de reconnaissance vocale. L’utilisation de DocFusion permettra également d’implémenter un connecteur pour faire de la génération et de l’assemblage de document.

Concernant la Robotic Process Automation et en collaboration avec UIPath, il sera également possible d’automatiser les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée afin que les formulaires soient directement renseignés en fonction de règles définies.

3. Comment enrichir vos usages K2 ?

Harmon.ie : le point d’entrée vers toutes vos ressources collaboratives

Par Magalie Jais, Responsable des solutions collaboratives chez Harmon.ie France

L’ambition de K2 est d’aider ses clients à évoluer vers une expérience utilisateur riche et unifiée. Dans le prolongement de cette volonté, un partenariat technologique avec la solution collaborative Harmon.ie a été noué afin de garantir une adoption rapide et facilitée de la plateforme K2.

Magalie souligne tout d’abord les problématiques récurrentes liées à la collaboration d’entreprise : face à une multitude d’applications éparses, les collaborateurs se trouvent en pleine confusion.

La réponse d’Harmon.ie naît de ce constat. Plutôt qu’amener l’utilisateur à la collaboration, pourquoi ne pas amener la collaboration à l’utilisateur lui-même en se concentrant vers l’application qui lui est la plus familière : la messagerie.

La solution Harmon.ie se matérialise par une fenêtre, adossée à la messagerie Outlook, qui joue le rôle de point d’entrée vers l’ensemble des ressources collaboratives de l’entreprise. Ainsi, les collaborateurs peuvent, par simples glisser-déposer, rechercher et stocker des documents et e-mails dans SharePoint. Une approche qui simplifie l’usage mais aussi la classification des documents, par métadonnées.

screenshot harmonie

La solution Harmon.ie offre un accès direct à l’ensemble des applications collaboratives d’entreprise : SharePoint mais aussi Skype, Teams, One Drive et également… K2.

L’usage d’Harmon.ie permet d’étendre l’expérience unifiée aux utilisateurs K2 qui peuvent démarrer, directement depuis Outlook, leur workflow. Une évolution qui permet d’optimiser les processus tout en garantissant une plus grande facilité d’usage aux collaborateurs.

Linkk’o : quand K2 communique avec la suite Microsoft Office

Par Noham Choulant, Team Leader des processus métier chez Titanium

Au tour de Titanium de présenter une solution développée spécifiquement à la demande des clients : Linkk’o.

L’idée de linkk’o est de simplifier le travail quotidien des utilisateurs et de générer des gains de productivité

Il s’agit d’un ensemble d’add-ins qui font la passerelle entre K2 et la suite Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Word, Excel). Le principe de Linkk’o est de rendre facilement accessibles les formulaires et données métier directement au sein d’Office, comme suit :

Application-Linkko2

4. Retour d’expérience de Rémy Cointreau

Par Daniel Vicente, Responsable des Systèmes d’Information chez Rémy Cointreau
et Léandre Lelièvre, Responsable d’Applications chez Rémy Cointreau

 

Afin de mettre en valeur les succès de nos clients, nous avons demandé à Rémy Cointreau d’intervenir lors de la conférence pour partager leur expérience K2.

Rémy Cointreau

Notre premier critère de choix de notre solution de Business Process Management était la connectivité de la plateforme avec les briques du système d’information. On parle ici de connexion facilitée avec les briques SAP présentes dans l’ensemble des filiales du groupe mais également avec Active Directory, Box et PowerBI.

Le second critère consistait à opter pour un outil qui soit commun à l’ensemble du groupe, qui simplifie les développements, réduise le time-to-market des applications et adresse les problématiques liées à la mobilité.

Le choix s’est donc naturellement porté vers K2 qui répondait à l’ensemble des exigences de Rémy Cointreau. Afin de maximiser l’usage de la plateforme, de multiples applications voient le jour parmi lesquelles :

  • L’application BMU / SKU automatise le processus de validation lié au lancement de nouvelles marques sur de nouveaux marchés. Les produits de Rémy Cointreau étant soumis à de nombreuses exigences réglementaires, logistiques, juridiques ou même financières, il était important de processer chaque étape du parcours.
  • L’application de gestion des documents qualité permet à Rémy Cointreau de digitaliser le processus de revue périodique des documents pour mieux maîtriser leur cycle de vie, assurant ainsi le respect de la certification ISO 9001.

Rémy Cointreau - Screenshot

1 an plus tard, un bilan est réalisé mettant en lumière plusieurs réflexions :

  • La nécessité d’une gouvernance forte pour rendre cohérente l’usage de la plateforme K2
  • Une approche « core model » : chaque application fait l’objet d’une réflexion globale en amont pour en définir la portée
  • Bon équilibre entre l’externalisation et l’internalisation des projets K2 afin d’améliorer l’agilité et la rapidité des développements
  • Mise en place d’une base organisationnelle qui prévaut pour l’ensemble des applications réalisées

Daniel Vicente conclut sur ce succès, mettant en lumière la force de K2 qui réside dans sa capacité à démultiplier les applications métiers de façon cohérente et globale. Un outil pour 1 000 applications métier.

5. Des outils et des hommes

Par Patrick Guimonet, fondateur d’Abalon
et Christophe Coupez, Architecte des solutions d’entreprise chez Abalon

Au tour de l’équipe d’Abalon d’intervenir autour des changements qu’impliquent la mise en place d’outils collaboratifs au sein des organisations. L’objectif d’Abalon est d’accompagner les entreprises dans leur transformation digitale interne en mettant en place toutes les méthodologies pour favoriser l’adhésion des collaborateurs à Office 365.

Patrick Guimonet souligne le rôle de la DSI dont l’objectif principal consiste en la maintenance des outils. Une posture qui peut parfois les éloigner des problèmes d’usage rencontrés par les collaborateurs. Effectivement, avec Office 365, les collaborateurs voient arriver une trentaine d’outils dont le rôle peut générer de l’appréhension.

A ce titre, Abalon exhorte les entreprises a comprendre l’importance de la communication, de la formation et de l’évangélisation des équipes. Chaque outil proposé par Microsoft a un rôle et un usage prédéfinis, qu’il s’agisse de gestion documentaire, d’outils de communication, de collaboration ou d’applications métier.

Abalon

La transformation digitale des entreprises est étroitement liée à la digitalisation de la relation client mais également la digitalisation interne, au travers de l’efficacité opérationnelle.

Il existe plusieurs typologies de flux entre les gens : d’une part la collaboration autour d’un projet (on utilisera alors Planner, Teams, Yammer…) et d’autre part la collaboration autour de processus (ici, on utilisera SharePoint ou des solutions plus abouties telles que K2).

6. GDPR, une histoire de processus ?

Mais que dit réellement la CNIL ?

Par Christophe Rolland, Directeur Commercial chez Nelite
et Julien Bizjak, Consultant chez Abington Advisory

D’après eux, il ne faut pas considérer la GDPR comme une menace infranchissable qui ne rime qu’avec « 4% » ou « consentement ». Il faut lever le voile sur le contenu de cette réglementation pour s’affranchir du marketing de la peur et l’exploiter comme un levier d’innovation.

Le prisme du règlement consiste à garantir la protection des données personnelles au regard des risques pour les personnes concernées. Effectivement, la CNIL va regarder à date le niveau de responsabilisation des entreprises plus que le niveau de conformité. Il faut donc avoir une approche qualité visant à évaluer les risques et mettre en place les mesures appropriées pour limiter ces risques.

Avant tout, le règlement attend des mesures raisonnables et justifiées d’un point de vue économique. Cela signifie qu’il est conseillé de construire une roadmap, priorisant les budgets investis, destinée à améliorer en continu sa conformité : le but n’étant pas d’investir des budgets démesurés d’un coup.

Les 3 grands chantiers à mettre en place selon Julien :

  • La gouvernance: il faut mettre en place une organisation qui sera le chef d’orchestre de la mise en conformité. Son rôle est de diffuser une culture « protection de la donnée ».
  • Les changements auprès des métiers qui manipulent la donnée: expliquer les mutations qui s’opèrent dans chaque Line of Business
  • La sécurité des SI

L’entrée du règlement n’est pas la donnée, mais le traitement. Il est conseiller de nommer un Data Protection Officer (DPO), bien que cela ne soit obligatoire que dans trois cas : quand il s’agit de manipulation de données à grande échelle, de manipulation de données sensibles ou dans le cas d’une autorité publique.

Il est essentiel d’informer les personnes de l’utilisation de leurs données et de mettre en place une procédure pour leur permettre d’accéder à leurs données, respecter le droit à l’oubli ou la portabilité des données. Ce levier de maîtrise des données représente un gage de sécurité pour la CNIL comme pour les personnes concernées.

Pour Christophe et Julien, la GDPR ne doit pas être perçue comme un sujet juridique mais comme un sujet organisationnel, raison pour laquelle les technologies K2 entrent en jeu.

Démonstration de l’application GDPR K2

Par Jean Cadeau, Directeur Technique chez K2 France

Conscients de cette problématique cliente forte, les équipes de K2 se sont attelés à créer une application GDPR K2 : l’application registre.

Cette application consiste à définir l’ensemble des traitements existants au sein de votre organisation, qu’il s’agisse de traitement RH, achat, finance… Vous pouvez ainsi déclarer les applications métier, y associer les données (sensibles ou non) utilisées pour chacune de ces applications, et cartographier ainsi votre système d’information.

Formulaire_Enregistrement2

Et dans les faits ? Le registre donne la main au responsable en charge d’une application (Responsable des Ressources Humaines, par exemple). Celui-ci est invité à déclarer son application (application de demandes de congés, par exemple) et les données manipulées (nom, prénom et dates de congés souhaitées, par exemple). Une fois ce formulaire rempli et validé, l’interlocuteur clé suivant est notifié et invité à valider (ou modifier) les informations saisies. Et, ainsi de suite, les validations convergent vers le DPO qui procède à une validation finale.

Cette application registre offre une vue complète de l’ensemble des applications métier présentes au sein de l’entreprise et assure la bonne conformité des données manipulées.

Vous avez une question autour d’un de ces sujets ? Une problématique vous intéresse plus particulièrement ? Nous vous invitons à prendre contact avec nous afin d’approfondir vos réflexions.

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